هر آنچه مدیران آموزش، منابع انسانی و فناوری اطلاعات باید قبل از خرید سامانه مدیریت یادگیری بدانند

در دنیای امروز، آموزش کارکنان دیگر یک فعالیت جانبی نیست؛ بلکه یکی از مهم‌ترین عوامل رشد و رقابت‌پذیری سازمان‌ها محسوب می‌شود. بسیاری از سازمان‌های دولتی و خصوصی برای مدیریت آموزش‌های حضوری، آنلاین و ترکیبی از سامانه‌های مدیریت یادگیری (Learning Management System یا LMS) استفاده می‌کنند.

اما انتخاب یک LMS مناسب همیشه ساده نیست.

بازار پر از سامانه‌هایی است که هرکدام امکانات متنوعی ارائه می‌کنند. برخی امکاناتی دارند که شاید هرگز به کار سازمان شما نیاید و برخی دیگر دقیقاً قابلیت‌هایی را ندارند که برای موفقیت پروژه آموزشی شما حیاتی است.

در این مقاله بررسی می‌کنیم چگونه بدون صرف هزینه اضافی، مناسب‌ترین LMS را برای سازمان خود انتخاب کنید.

چرا انتخاب LMS حائز اهمیت زیادیست؟

تعویض یک سامانه LMS پس از چند سال استفاده، یکی از پرهزینه‌ترین پروژه‌های فناوری اطلاعات محسوب می‌شود چرا که مستلزم عملیات زمان بر زیادی شبیه این موارد است:

• انتقال اطلاعات هزاران کاربر
• مهاجرت دوره‌ها
• انتقال سوابق آموزشی
• آموزش مجدد کاربران
• تغییر فرآیندهای سازمان
• هزینه‌های فنی و زمانی بالا

به همین دلیل بهتر است از همان ابتدا انتخاب درستی انجام شود. مطالعات و راهنماهای انتخاب LMS نیز تأکید می‌کنند که این تصمیم معمولاً یک سرمایه‌گذاری چندساله است و تغییر آن هزینه و ریسک قابل توجهی دارد.

مرحله اول: نیازهای سازمان را مشخص کنید

بزرگ‌ترین اشتباه بسیاری از سازمان‌ها این است که قبل از شناخت نیازهای سازمان خود، شروع به مقایسه محصولات مختلف موجود در بازار می‌کنند.

بنابراین، قبل از این که محصولات بازار را با هم مقایسه کنید، روی پاسخ به سؤالات زیر تمرکز کنید:

• حدوداً به آموزش چه تعداد کاربر نیاز خواهید داشت؟
• آموزش‌ها برای کارکنان است یا مشتریان؟
• آموزش‌ها اجباری هستند یا اختیاری؟
• دوره‌ها آنلاین هستند یا حضوری؟
• آیا آزمون برگزار می‌کنید؟
• آیا صدور گواهینامه اهمیت دارد؟
• آیا به کلاس آنلاین نیاز دارید؟
• آیا گزارش‌های مدیریتی برای شما حیاتی هستند؟

اگر پاسخ این پرسش‌ها مشخص نباشد، انتخاب بهترین LMS برای سازمان شما تقریباً امری غیرممکن خواهد بود.

مرحله دوم: تجربه کاربری را دست کم نگیرید

یک LMS هرچقدر هم قدرتمند باشد، اگر استفاده از آن شامل مراحل سخت و پیچیده باشد، کاربران از آن استقبال نخواهند کرد.

یک سامانه خوب باید:

• محیطی ساده داشته باشد.
• با موبایل سازگار باشد.
• کاربران بدون آموزش طولانی بتوانند از آن استفاده کنند.
• سرعت مناسبی داشته باشد.

مرحله سوم: امکانات آموزشی موردنیاز خود را بررسی کنید

اگرچه در سازمان‌های مختلف، امکانات آموزشی متفاوتی مورد نیاز است، اما معمولاً امکانات زیر در اغلب سازمان‌ها ضروری است:

• مدیریت دوره‌ها
• مدریریت دروس
• مدیریت جلسات آموزشی
• مدیریت کاربران
• آزمون آنلاین
• بانک سؤال
• صدور گواهینامه
• تکالیف
• گزارش پیشرفت
• گروه‌بندی کاربران
• کلاس آنلاین
• اعلان پیامکی و ایمیلی
• تقویم آموزشی

مرحله چهارم: گزارش‌گیری را جدی بگیرید

مدیران معمولاً بیشتر از آنکه محتوا تولید کنند، به گزارش نیاز دارند. یک LMS مناسب باید بتواند گزارش‌های زیر را تولید کند:

• میزان پیشرفت هر کاربر
• نرخ اتمام دوره‌ها
• نتایج آزمون‌ها
• ساعات آموزش
• وضعیت واحدهای مختلف
• گزارش‌های مدیریتی قابل خروجی Excel و PDF

مرحله پنجم: امنیت اطلاعات

برای بسیاری از سازمان‌های دولتی، امنیت مهم‌ترین معیار انتخاب است.

مواردی که در زمینه امنیت یک سامانه آموزش الکترونیکی باید بررسی شوند عبارتند از:

• سطوح دسترسی به اطلاعات
• شیوه‌های احراز هویت
• شیوه‌های پشتیبان‌گیری
• سطح رمزنگاری اطلاعات
• نحوه ثبت فعالیت کاربران (Audit Log)
• وجود امکان نصب روی سرور داخلی سازمان

مرحله ششم: قابلیت یکپارچه‌سازی

LMS نباید به‌صورت جزیره‌ای کار کند و باید مطمئن شوید که سامانه بتواند با سیستم‌های زیر ارتباط برقرار کند:

• منابع انسانی (HR)
• اتوماسیون اداری
• سامانه حضور و غیاب
• Active Directory یا LDAP
• سامانه پیامک
• سرویس ایمیل
• کلاس آنلاین
• API برای توسعه‌های آینده

مرحله هفتم: مقیاس‌پذیری

ممکن است امروز فقط ۲۰۰ کاربر داشته باشید اما دو سال دیگر این عدد به ۵۰۰۰ نفر برسد. LMS شما باید بتواند بدون افت عملکرد رشد کند.

مرحله هشتم: هزینه واقعی را محاسبه کنید

بسیاری از مدیران فقط قیمت خرید را مقایسه می‌کنند.

درحالی‌که باید هزینه‌های زیر نیز بررسی شود:

• نصب
• آموزش کاربران
• سفارشی‌سازی
• توسعه
• نگهداری
• بروزرسانی
• پشتیبانی
• هزینه سرور

در ادبیات انتخاب LMS از این مفهوم با عنوان هزینه کل مالکیت (Total Cost of Ownership یا TCO) یاد می‌شود و توصیه می‌شود هنگام مقایسه سامانه‌ها فقط به قیمت اولیه توجه نشود.

مرحله نهم: کیفیت پشتیبانی فروشنده

قبل از خرید از فروشنده بپرسید:

• زمان پاسخگویی چقدر است؟
• آیا SLA دارد؟
• آموزش مدیر سیستم ارائه می‌شود؟
• بروزرسانی‌ها رایگان هستند؟
• امکان توسعه اختصاصی وجود دارد؟

گاهی کیفیت پشتیبانی از امکانات نرم‌افزار مهم‌تر است.

مرحله دهم: نسخه آزمایشی را امتحان کنید

هیچ‌وقت صرفاً بر اساس دمو تصمیم نگیرید.

از فروشنده بخواهید:

• نسخه آزمایشی ارائه دهد.
• کاربران واقعی آن را تست کنند.
• یک دوره واقعی روی سیستم اجرا شود.
• گزارش‌ها بررسی شوند.

بسیاری از متخصصان حوزه آموزش سازمانی نیز توصیه می‌کنند که سامانه را با محتوای واقعی و سناریوهای واقعی سازمان آزمایش کنید، نه فقط با یک نمایش از پیش آماده.

چک‌لیست انتخاب LMS

به طور خلاصه، چک لیست زیر می تواند در حین اجرای فرایند انتخاب LMS سازمانتان به شما کمک کند:

اشتباهات رایج هنگام خرید LMS

• انتخاب بر اساس کمترین قیمت
• توجه بیش از حد به امکانات غیرضروری
• نادیده گرفتن نیازهای آینده سازمان
• بررسی نکردن کیفیت پشتیبانی
• خرید بدون آزمایش عملی
• درگیر شدن با فهرست بلند امکانات به‌جای اولویت‌بندی نیازهای واقعی

جمع‌بندی

انتخاب یک سامانه مدیریت یادگیری، تصمیمی استراتژیک است که می‌تواند تا سال‌ها بر کیفیت آموزش، بهره‌وری کارکنان و هزینه‌های سازمان اثر بگذارد. به جای تمرکز بر تعداد امکانات، بهتر است سامانه‌ای را انتخاب کنید که با اهداف آموزشی، زیرساخت فناوری و فرآیندهای سازمان شما بیشترین تطابق را داشته باشد.

اگر پیش از خرید، نیازهای خود را به‌درستی مشخص کنید و از فروشندگان بخواهید نسخه آزمایشی محصول خود را جهت ارزیابی در اختیارتان قرار دهند و آن محصول را با یک چک‌لیست استاندارد مقایسه کنید، احتمال انتخاب موفق به‌مراتب بیشتر خواهد بود.

سامانه یادگیری الکترونیکی نیمکت آنلاین- اولین و تنها سامانه یادگیری الکترونیکی تماماً بومی کشور